Gizlilik ve KVKK aydınlatma metni
1. Roller: kim veri sorumlusu?
ekipza, işletmelerin personel yönetimi için kullandığı bir yazılım hizmetidir. Bir işletme ekipza'yı kullanarak kendi çalışanlarının verilerini işlediğinde, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında veri sorumlusu o işletmedir; ekipza bu verileri yalnızca işletmenin talimatıyla ve hizmeti sunmak için işleyen veri işleyendir.
ekipza'ya firma olarak kaydolan yetkililerin hesap ve iletişim bilgileri ile bu internet sitesinin ziyaretçilerine ait veriler için veri sorumlusu ekipza'dır.
2. Hangi verileri işliyoruz?
- Kimlik ve iletişim: ad soyad, telefon, e-posta; işletme girerse TC kimlik numarası.
- Özlük: şube, departman, pozisyon, işe giriş tarihi; işletme girerse IBAN.
- Çalışma kayıtları: giriş-çıkış saatleri, vardiyalar, izin ve avans talepleri, görevler ve görevlere eklenen fotoğraflar, duyuruların okunma bilgisi.
- Konum: giriş-çıkış anında, işyeri sınırının içinde olunduğunu doğrulamak için alınır. ekipza arka planda sürekli konum takibi yapmaz.
- Cihaz ve güvenlik: kayıtlı cihaz bilgisi, uygulama sürümü, oturum ve IP kayıtları, kimin hangi kaydı ne zaman görüntülediği veya değiştirdiği.
Face ID, parmak izi ve passkey doğrulaması tamamen cihazınızda gerçekleşir; biyometrik veriniz ekipza'ya hiçbir zaman iletilmez.
3. Amaçlar ve hukuki sebepler
Veriler; iş sözleşmesinin ve hizmet sözleşmesinin ifası, işverenin puantaj ve kayıt tutma gibi hukuki yükümlülükleri, hesapların ve sistemin güvenliğinin sağlanması (meşru menfaat) amaçlarıyla KVKK'nın 5. maddesindeki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir. Açık rıza gereken durumlarda rıza ayrıca alınır.
4. Veriler nerede saklanıyor?
ekipza'nın sunucuları ve veritabanı, Hetzner Online GmbH'nin Almanya'daki (Falkenstein) veri merkezinde barındırılır. Bu aktarım, KVKK'nın yurt dışına aktarımı düzenleyen 9. maddesine uygun olarak yapılır. Bağlantılar baştan sona TLS ile şifrelenir; TC kimlik numarası ve IBAN veritabanında ayrıca AES-256 ile şifreli tutulur. Her işletmenin verisi veritabanı düzeyinde diğerlerinden ayrılır.
5. Kimlerle paylaşılıyor?
Veriler satılmaz ve reklam amacıyla kullanılmaz. Yalnızca hizmeti sunmak için gerekli altyapı sağlayıcılarıyla (barındırma ve e-posta gönderimi) ve yasal zorunluluk hâlinde yetkili kurumlarla paylaşılır. İşletmenizdeki yetkililer, rollerinin izin verdiği ölçüde verilerinizi görebilir.
6. Ne kadar süre saklanıyor?
Veriler, işletmenin ekipza aboneliği sürdüğü müddetçe saklanır. Abonelik sona erdiğinde işletmenin talebiyle veriler dışa aktarılır, ardından yasal saklama yükümlülükleri saklı kalmak kaydıyla silinir. Gece alınan yedekler 14 gün sonra kendiliğinden silinir.
7. Haklarınız
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, işleme amacını öğrenme, aktarıldığı kişileri bilme, eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini, şartları oluştuğunda silinmesini isteme, otomatik analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme ve zarara uğramanız hâlinde tazminat talep etme haklarına sahipsiniz.
Bir işletmenin çalışanıysanız başvurunuzu öncelikle veri sorumlusu olan işvereninize yapmanızı öneririz; bize ulaşan başvuruları ilgili işletmeye iletir ve yanıtlanması için destek oluruz.
8. Çerezler
Bu internet sitesi çerez veya ziyaretçi takip aracı kullanmaz. Yönetim paneli, yalnızca oturumunuzu açık tutmak için zorunlu tarayıcı depolamasını kullanır.
9. İletişim
Sorularınız ve KVKK başvurularınız için: merhaba@ekipza.com